viralsumsel.com, Jakarta – Mengelola keluhan pelanggan adalah salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan bisnis. Setiap keluhan yang diterima merupakan kesempatan untuk memperbaiki layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, tanpa sistem yang efisien, proses penanganan keluhan bisa menjadi kacau dan membingungkan.
Untuk itulah, sistem ticketing Barantum hadir sebagai solusi untuk membantu bisnis dalam mengelola keluhan pelanggan secara efektif dan efisien.
Tantangan Manajemen Keluhan Pelanggan dalam Bisnis
Salah satu aspek yang sangat penting dalam mempertahankan loyalitas pelanggan adalah bagaimana sebuah bisnis mengelola keluhan mereka. Manajemen keluhan pelanggan yang buruk dapat merusak reputasi bisnis dan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa tantangan umum yang sering dihadapi oleh bisnis dalam menangani keluhan pelanggan:
Sistem Pencatatan yang Tidak Terstruktur
Tanpa sistem yang jelas, keluhan pelanggan sering kali terabaikan atau salah ditangani. Banyak perusahaan yang masih mengandalkan catatan manual atau komunikasi lewat berbagai saluran tanpa pengelolaan yang terpusat, yang dapat menyebabkan kebingungannya keluhan yang perlu diselesaikan.
Waktu Respons yang Lambat
Pelanggan yang merasa keluhannya tidak ditangani dengan cepat cenderung kecewa dan bahkan dapat beralih ke pesaing. Waktu respons yang lambat sering kali menjadi sumber utama ketidakpuasan pelanggan.
Kurangnya Koordinasi Antar Tim
Tanpa sistem yang terintegrasi, komunikasi antar tim seperti sales, customer service, dan teknis sering kali terhambat. Hal ini menyebabkan miskomunikasi dan memperlambat penyelesaian keluhan, yang memaksa pelanggan untuk mengulang keluhannya berkali-kali.
Tidak Ada Tindak Lanjut Setelah Penyelesaian
Banyak bisnis hanya fokus pada penyelesaian keluhan tanpa melakukan follow-up untuk memastikan bahwa pelanggan benar-benar puas. Tanpa tindak lanjut, pelanggan mungkin masih mengalami masalah yang sama di kemudian hari.
Kurangnya Data untuk Analisis dan Perbaikan
Tanpa adanya pelaporan yang sistematis, perusahaan kesulitan untuk menganalisis jenis keluhan yang paling sering terjadi dan mencari solusi yang lebih permanen.
Apa Itu Sistem Ticketing?
Sistem ticketing adalah solusi yang digunakan untuk mengelola dan melacak masalah atau keluhan pelanggan. Dalam sistem ini, setiap keluhan atau masalah yang diajukan oleh pelanggan akan dijadikan satu “tiket” yang berisi informasi terkait, seperti jenis keluhan, waktu diterima, status penanganan, dan siapa yang bertanggung jawab.
Ticketing memudahkan perusahaan untuk memantau keluhan pelanggan secara real-time, memberikan respons yang cepat, dan memastikan bahwa setiap masalah ditangani dengan baik hingga terselesaikan. Dengan menggunakan omnichannel ticketing system, bisnis dapat mengelola keluhan yang masuk dari berbagai saluran komunikasi dalam satu platform yang terintegrasi.
Manajemen Keluhan Pelanggan yang Efektif dengan Fitur Ticketing dari Barantum CRM
Sistem ticketing Barantum dirancang untuk mempermudah manajemen keluhan pelanggan dan memberikan solusi yang lebih cepat dan efisien. Berikut adalah beberapa fitur unggulan Barantum dalam mengelola keluhan pelanggan:
Pembuatan Tiket Otomatis
Setiap keluhan atau pertanyaan pelanggan yang masuk akan secara otomatis dibuat menjadi tiket dalam sistem. Hal ini memastikan bahwa tidak ada permintaan pelanggan yang terlewat dan seluruh keluhan dapat dikelola dengan lebih terstruktur.
Manajemen Tiket
Sistem ini memudahkan Anda dalam memantau, menangani, dan merespons setiap masalah atau pertanyaan pelanggan dengan cepat dan efisien. Dalam sistem tiket CRM, pelanggan dapat mengajukan permintaan melalui berbagai kanal komunikasi, seperti email, telepon, pesan teks, atau media sosial. Setiap tiket dilengkapi dengan nomor unik yang berfungsi untuk memastikan proses penyelesaiannya dapat dikelola dan dilacak dengan baik.
Integrasi Omnichannel
Barantum CRM memungkinkan bisnis untuk menangani keluhan pelanggan dari berbagai saluran komunikasi, seperti WhatsApp, email, live chat, media sosial, hingga call center dalam satu platform. Ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi bisnis melalui kanal pilihan mereka tanpa kehilangan histori percakapan, yang membuat tim customer service lebih efisien dalam menyelesaikan keluhan.
Penugasan Otomatis
Tiket yang masuk dapat secara otomatis dialokasikan kepada tim atau agen yang tepat berdasarkan kategori keluhan, tingkat urgensi, atau ketersediaan agen. Dengan penugasan otomatis, penyelesaian keluhan bisa lebih cepat dan efektif.
Riwayat Aktivitas
Setiap interaksi pelanggan akan tercatat dalam sistem, termasuk percakapan, perubahan status tiket, dan respons dari tim customer service. Dengan riwayat yang lengkap, tim dapat memahami konteks keluhan pelanggan tanpa harus bertanya ulang, yang tentunya meningkatkan efisiensi dalam menangani masalah.
Pengingat dan Notifikasi
Fitur notifikasi otomatis memastikan bahwa setiap tiket pelanggan mendapatkan perhatian yang sesuai. Pengingat akan dikirimkan kepada agen jika ada tiket yang belum ditangani dalam waktu tertentu, sehingga tidak ada keluhan yang terabaikan atau terlambat ditangani.
Dashboard Real-Time
Bisnis dapat memantau performa tim customer service melalui dashboard yang menampilkan data real-time seperti jumlah tiket masuk, waktu respons, tingkat penyelesaian tiket, dan kepuasan pelanggan. Dengan data ini, manajer dapat mengambil keputusan lebih cepat untuk meningkatkan kualitas layanan.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dan Reputasi Bisnis
Dengan menggunakan sistem ticketing Barantum, perusahaan dapat mengelola keluhan pelanggan secara lebih efektif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan pada akhirnya memperkuat reputasi bisnis. Sistem yang terstruktur dan efisien meminimalkan risiko keluhan pelanggan yang tidak tertangani, memberikan pengalaman yang lebih baik, dan mempercepat penyelesaian masalah.
Menggunakan Barantum CRM tidak hanya meningkatkan manajemen keluhan pelanggan, tetapi juga dapat mengoptimalkan lead generation dan meningkatkan hubungan bisnis dengan pelanggan. Dengan sistem ticketing yang solid, setiap keluhan menjadi peluang untuk meningkatkan kualitas layanan dan membangun loyalitas pelanggan yang lebih kuat. (vritimes)
